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OmnifocusとTrello、プロジェクト管理の使い分けについて

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Omnifocusで個人のタスク管理と仕事のプロジェクト管理の両方をしていたのですが、下記の点で使い方を変えることにしました。

  1. そもそも、会社でOmnifocusが使えない。(iPhoneだけでは厳しい)
  2. プロジェクトが増える。(フォルダやサブタスクの階層分けが必須で、複雑化した)
  3. チームで行うものなのに、担当者割り当てができない。
  4. ガントチャートなど、工程表に落とし込めない。
  5. GTDに乗っ取った使用方法と両立が難しい。
  6. 仕事のプロジェクト管理は、具体的な行動でないことも多い。

そこで、仕事のプロジェクト管理はTrelloにその役目を渡すことにしました。ワンアクションで終わるタスクはOmnifocusの「次のアクション」プロジェクトに入れて実行します。 

「プロジェクト」という名前なのでややこしいのですが、Omnifocusのプロジェクトはあくまで2つ以上のタスクが必要なもの。プロジェクトという名前ですので仕事のプロジェクト管理もしてしまいそうですが、役割が違うというか「管理」までできないというか、うまく言えませんが私の場合、別の方法をとった方が良いという結論になりました。

仕事のプロジェクト管理はOmnifocusでしない、というのは下のブログにとても影響を受けました。その中でOmnifocusでプロジェクト管理する難しさに触れられています。私はプロジェクトの分け方を参考にさせていただきました。

nakapi.net

他に、リストの各項目の注意点にも触れらていて、とても参考になります。下記は日にちの決まっているものを入れる「カレンダー」というリストについての上記ブログからの引用です。

アレンの言葉を借りますが、カレンダーは聖域です。その日にしかできないもの、その日にやらないと死ぬほどやばいもの以外は入れません。なんとなく数日以内にやりたいものを3日先の期限にしてカレンダーにいれるのはご法度です。

何となく使用していたOmnifocusを改めて見直すことができましたが、今までしていた仕事のプロジェクト管理をいきなり移行するのは結構勇気がいるもの。いきなりOmnifocusが「すかすか」になりましたし。下は今の「プロジェクト」の様子。Action内のnextActが「次のアクション」です。

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ちなみに、一番上にある「望む結果」というリストは下記のブログを参考にしました。こちらも、Omnifocusをただのタスク管理アプリに終わらせない、人生の目標管理にまで高めることができるかも。

ringobito.com

Trelloはカンバン方式のプロジェクト・タスク管理のサービスなのでOmnifocusとは趣きがかなり違います。

手順としては、今まで通り仕事のプロジェクト管理に関することでも、思いついたことはまずOmnifocusのInboxに入れるということは変わりません。そしてGTDでいう、「整理」をするときにOmnifocusからTrelloに移していきます。

いきなりTrelloに入れてもいいのですが、Omnifocusから移すときに「これはまだアクションまで落とし込めていないので、細分化しよう」とか、考える余裕を持たせるようにして、適当にTrelloに突っ込まないようにしています。

今回はOmnifocusにフォーカスを当てたので、Trelloによるプロジェクト管理についてはまた別途書きたいと思います。

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