仕事術

Outlook, Onenote, Microsoft To-Doの組み合わせが素敵

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皆さん、仕事でメールは使用されているでしょうが、ノートやタスク管理はどうされているでしょうか?

アプリ・サービスもこのジャンルは様々ありますし、「やはりアナログで」という方もいらっしゃるでしょうし、かなり個人差があると思います。

私の場合、今までは

  • メール…Gmail
  • ノート… Evernote
  • タスク管理…todoist

の組み合わせでした。それが今は…

  • メール…Outlook2016
  • ノート… Onenote2016
  • タスク管理…Microsoft To-Do

はい、Microsoftセットですね。一つ一つのサービスを見ていくと、実は以前の3点セットが使用しやすかったり高機能だったりしました。しかし3つの連携でみると今の組み合わせに軍配があがり、これに落ち着いています。

Outlook2016

Gmailを会社のメールも転送して使用していると、結構便利でした。普通のGmailではなく、Inboxを使用して、サクサクメールをアーカイブしてインボックスゼロを実施していました。ただ、たまにですが、中国に仕事で行った時に使用できないのが不便。不満な点はそれぐらいですが。

最初は迷惑メールのフィルタでかなり手こずりました。迷惑メールの判断基準が読めない…。しかし最近はかなり実用的になってきました。大事なメールが迷惑メールに分類されていることがほとんど無くなりました。デスクトップ版を使用していますが、同期が遅いのがネックですね。

また、あえてOutlookに変えたのは、中国対応だけでなくもう1つ理由があります。後で触れますが、タスク管理との連携です。

電子メールとスケジュールのソフトウェア – Microsoft Outlook

Onenote2016

タスク管理の前にOnenoteです。Evernoteの無料プランの機能制限が厳しくなったのがきっかけで移行しました。これも最初は「使いづらい…」と思いながら使用していましたが、今では使用頻度が高いアプリケーションとなりました。こちらもデスクトップ版のOnenote2016を使用しています。いいところは下記のとおり。

  • 主にSurfaceを使用しているので、SurfaceペンでOnenoteに手書きメモをかける。
  • Evernoteよりも分類が視覚的にわかりやすい。
  • 会議で議事録をとりながら録音できる。しかも入力箇所と録音箇所の同期ができている!
  • シート上のどこにでもポインタを置いて書ける自由度。
  • Evernoteのようなアプリのインストール数制限がない。

デメリット

  • 同期が遅い。
  • 情報が少ない。Evernoteより情報や活用方法の紹介が少ない。

 一番いいのは、議事録を書いているときにその項目をすぐにタスク化できるということです。議事録を書いていると「次にするべきこと」が出てきますよね。その項目の前にポインタをおいて「Outlookタスク」を設定すると、締切日を設定できるタスクとしてOutlookに連携できます。議事録をとりながら、スムーズにタスクの追加もできるので、とても便利です。

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項目にOutlookタスクを設定すると、フラグが付きます。

Download OneNote

Microsoft To-Do

Wunderlistがマイクロソフトに買収され、できたMicrosoft To-Do。まだWunderlistの機能削減版のような感じで、todoistと比べてもかなり機能は絞り込まれているような感じです。リストのアーカイブがない、リストのグループ化、サブタスクがないとか色々不満があります。良いところは「今日の予定」を設定できるところ。

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私は朝、会社に来てからその日一日のタスクの組立を「今日の予定」で行います。一つ一つ今日することとして、前日までに入力していたタスクを追加していくので、その度に「これ本当に今日するべきかな?」と自問自答できます。todoistの時は前日からの持越し・持ち越しを繰り返すタスクが多かったのですが、毎朝見直す習慣付けができるのが良いです。

Microsoft To-Do へようこそ

3つのアプリの連携

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Onenoteで、タスク追加したものはOutlookのタスクに連携されます。しかも、Microsoft To-DoはOutlookタスクと同期ができるので、Outlookを中継してOnenoteで設定したタスクがMicrosoft To-Doに現れます。これがしたかった!Microsoft To-Doには、該当のタスクのあるOnenoteの場所へのリンクも表示されています。

 ZapierIFTTTを使用しなくても連携できるのがMicrosoftファミリーだからこそですね。Microsoft版IFTTTの「Flow」を使用すれば、ほかにもいろいろな連携ができると思います。

flow.microsoft.com

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